Lagern und einkaufen von Bürobedarf fordert zuständige Mitarbeiter regelmäßig heraus. Auf lange Sicht rentiert es sich, große Mengen und verschiedene Arten der jeweiligen Gegenstände einzukaufen. Dennoch fehlen regelmäßig selten benötigte Objekte oder Gegenstände des täglichen Bedarfs. Mit den folgenden Tipps kaufen Sie dauerhaft die richtigen Mengen der benötigten Bürogegenstände ein.

Von Mengen und der Auswahl

Obgleich sich die Vorbereitung mühselig und kleinlich gestaltet, lohnt ein Protokoll des Verbrauchs. Dafür halten Sie minutiös fest, welches Papier und wieviel Stifte in einem festen Zeitraum dem Verbrauch unterliegen. Für folgende Objekte empfiehlt sich Gleiches:

  • Toner,
  • Briefmarken,
  • Papeteriewaren.

Für die individuelle Liste kommt es auf den Grundbedarf an. Ein Großraumbüro mit 50 Mitarbeitern verbraucht mehr als eine Abteilung mit drei Waben und sechs Mitarbeitern. Dementsprechend legen sie für die Liste einen realistischen Beobachtungszeitraum zugrunde.

Sodann gleichen Sie den Grundstock mit den Präferenzen der Mitarbeiter ab. Schnell zeichnen sich die beliebtesten Farben für Stifte und die häufigsten Papierstärken ab. Anhand dieser Liste planen Sie den Bestellturnus. Beobachten Sie, wann die Mitarbeiter welches Material verbrauchen. Legen Sie feste Bestelltermine fest. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und Geld für kurzfristige Nachbestellungen. Wenden Sie sich überwiegend an einen Lieferanten, erhalten Sie langfristig bessere Konditionen.

Mit den Mitarbeitern zusammenarbeiten

Die von Ihnen angefertigten Listen komplettieren Sie mit Angaben der Mitarbeiter. Permanent aktualisierte Bedarfslisten eröffnen den Kollegen die Möglichkeit, ihre Präferenzen anzugeben. Gehen Sie auf die Bedürfnisse ein, erhalten Sie ein komplettes Bestellmuster. Die fixen Termine für Bestellungen kommunizieren Sie an die Mitarbeiter und Vorgesetzten.

Darüber hinaus beachten Sie Optimierungen bei der Bestellung. Lieferanten bieten regelmäßig Komplett-Pakete, die von Schreibmaterial bis Tonern die volle Bandbreite beinhalten. Hier steckt Sparpotenzial. In einem Onlineshop für Gewerbekunden finden Sie entsprechende Mengen und Angebote. Weiterhin beachten Sie, wie Schreibtische zu mehr Ordnung gelangen. Oftmals gestalten sich Bestellungen schwierig, weil Mitarbeiter den Überblick über vorhandene Ressourcen verlieren.

Abhilfe schaffen kleine Fächer und Körbe. Psychologen empfehlen fünf „Kisten“ in Din-A4-Größe. Die Kollegen organisieren den Posteingang, den Postausgang und weitere anfallende Arten von Dokumenten darin. Mit Ordnung und Ordnungshelfern gelingen Ihnen kosten- und zeitsparende Bestellungen. Mit den Listen planen Sie Bestellrhythmen und haben die Versorgungslage für Sie und die Mitarbeiter im Griff.

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